DocuWare porta ordine e AI nella nuova gestione documentale

La gestione documentale sta diventando uno degli argomenti attraverso i quali le aziende cercano di recuperare controllo su processi che si stanno facendo sempre più complessi. Normative articolate, requisiti di governance, cybersecurity, performance dell’infrastruttura e intelligenza artificiale stanno cambiando il modo in cui le imprese organizzano informazioni, responsabilità e flussi di lavoro. Argomenti più che attuali che hanno animato DocuWorld 2026, l’evento di Berlino che DocuWare ha dedicato ai partner dell’area EMEA, presentando una nuova prospettiva in cui la gestione documentale non riguarda più solo l’archiviazione, ma diventa un modo per organizzare meglio processi, compliance, automazione, conoscenza e decisioni. E il tema scelto per l’evento, “delivering the future”, rivela l’impegno del vendor ad aiutare le aziende ad affrontare l’inevitabile affollamento dei propri ambienti digitali, dando loro una struttura, trasformando, di fatto, la gestione documentale in una piattaforma in grado di rendere più trasparenti i flussi, collegare sistemi diversi e trasformare le informazioni in un patrimonio utilizzabile. “I nostri clienti stanno affrontando un livello di complessità che non riescono più a gestire da soli – ha affermato Michael Berger, Chief Executive Officer di DocuWare –. In DocuWare abbiamo la tecnologia, la competenza e la rete di partner necessaria a dare forma al proprio futuro. Porteremo struttura e ordine ai loro dati e informazioni, a favore di una maggiore stabilità e flessibilità”.

Struttura e ordine sono quindi i concetti attorno ai quali DocuWare costruisce la propria nuova fase, il cui valore si riflette in informazioni disponibili nel momento giusto, passaggi autorizzativi più chiari, sistemi capaci di adattarsi alle esigenze dei clienti e processi che possono essere gestiti con maggiore continuità. La gestione documentale supera così la funzione di archiviazione e diventa un ambito in cui sicurezza, conformità, automazione e AI lavorano insieme dentro i flussi aziendali. Una impostazione che passa anche dall’operato della rete dei partner, che DocuWare considera fondamentale per la propria crescita. Nel fiscal year 2025 il vendor ha raggiunto 141 milioni di euro di ricavi, mentre il contributo dell’ecosistema globale dei quasi 800 partner viene stimato in oltre 300 milioni di euro l’anno, a riprova di quanto il canale partecipi allo sviluppo del business, ma soprattutto della sua capacità di interpretare le singole esigenze dei clienti nel loro particolare contesto di mercato.

“La collaborazione con una rete forte di partner – ha sottolineato Berger – ci consente di supportare 21.000 clienti nel mondo, in settori e mercati diversi. È attraverso questa presenza distribuita che le nostre soluzioni possono arrivare dentro esigenze operative differenti, adattandosi ai contesti applicativi in cui le aziende lavorano ogni giorno”. La nuova fase nasce anche dagli investimenti fatti da DocuWare negli ultimi anni. L’acquisizione di DocuScan ha rafforzato il presidio sul core business documentale, mentre natif.ai ha portato nuove competenze nell’intelligenza artificiale. A queste operazioni si aggiunge DocuWare iPaaS, che amplia l’area delle integrazioni e dei processi. In parallelo, l’azienda ha lavorato su user experience, scalabilità, sicurezza e sviluppo software, preparando il terreno alla nuova generazione della piattaforma. Dal primo aprile, inoltre, DocuWare costituisce il nucleo della nuova Software Business Unit di Ricoh, a rafforzare il ruolo del software nella strategia del gruppo.

Valore tramite l’AI

L’evoluzione della piattaforma DocuWare nasce quindi dall’incontro tra il patrimonio documentale già gestito dai clienti, le esigenze di conformità e sicurezza e le nuove possibilità offerte dall’AI, che non viene considerata come funzione isolata, ma da portare dentro flussi e repository già esistenti, dove le informazioni sono custodite, governate per renderle utilizzabili nei processi aziendali. “DocuWare offre un grande valore attraverso l’archiviazione dei dati a lungo termine, affidabile e sicura, con conformità normativa per molti Paesi – ha spiegato Berger – Allo stesso tempo dobbiamo essere veloci e aggiungere valore. Con la prossima generazione di DocuWare, con l’AI profondamente integrata in una piattaforma affidabile, possiamo abilitare una grande varietà di casi d’uso”.

Su questa linea si muove la roadmap della prossima generazione di DocuWare, che parte da una revisione dell’interfaccia e delle modalità di utilizzo della piattaforma. Alcune funzioni storiche, come clipping, stapling, controllo delle versioni e task di workflow, vengono ripensate, mentre un nuovo companion mobile copre casi d’uso come ricerca, attività, importazione, condivisione e notifiche push. “Non si tratta solo di un restyling – ha detto Michael Bochmann, Chief Product & Technology Officer di DocuWare – ma di un’evoluzione. Vogliamo offrire un’unica esperienza su qualsiasi dispositivo, rendere più semplici i percorsi di utilizzo, accelerare l’onboarding e integrare l’accessibilità fin dalla progettazione, mantenendo però un ambiente che risulti subito familiare agli utenti”.

Altro fronte è l’intelligenza artificiale. DocuWare Aura, la nuova suite AI del vendor, sarà integrata nel viewer e nell’elenco dei risultati, con una chat per cercare informazioni in linguaggio naturale, riassumere documenti, trarre conclusioni, tradurre contenuti, confrontare versioni e preparare bozze di email direttamente nella piattaforma.
Cresce anche l’integrazione di DocuWare IDP, la soluzione per l’intelligent document processing. Classificatori, splitting e modelli di estrazione potranno essere gestiti dentro DocuWare, usando archivi e documenti già presenti. L’estrazione end to end basata su GenAI zero shot permetterà di indicare in linguaggio naturale il risultato desiderato, mentre il master data matching collegherà i dati estratti a fonti esterne, come l’ERP, per validarli o arricchirli. La roadmap comprende poi il servizio di fatturazione elettronica per più Paesi europei, pensato per gestire compliance, invio, ricezione e validazione delle fatture dentro i processi DocuWare. A questo si aggiunge la DocuWare Integration Platform, che porta nella piattaforma integrazioni già pronte verso gestionali, applicazioni line of business e fonti dati esterne. La nuova generazione, inclusa Aura, viene rilasciata in early access ai partner, mentre la prima versione per i clienti finali è prevista nel quarto trimestre.